Privatlivspolitik Boliggruppen A/S
- Formål med politik
Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan BG Byg Odense A/S (CVR nr.: 37262072), Tech Town Odense A/S (CVR. nr.: 39240793), Boliggruppen Erhverv A/S (CVR. nr.: 29312060), Casa Fyn A/S (CVR. nr.: 38591991), Boliggruppen FYN A/S, (CVR nr.: 24212793), Royal Centret Nyborg ApS (CVR nr.: 35851267), Stærmosegårdsvej Odense ApS, (CVR nr.: 38890999) Hinderupgård ApS (CVR.: 06492066) og Boliggruppen A/S (CVR.nr: 18262878) benævnes tilsammen BoligGruppen A/S i det følgende (”vi”, ”os”) behandler dine personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Boliggruppen A/S når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os.
- Beskrivelse af behandlingerne
Boliggruppen A/S behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du er lejer hos os, samarbejdspartner, leverandør, jobsøgende, deltager i vores arrangementer og/eller kurser/seminarer, besøger vores hjemmeside eller vores sociale medie, Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.
I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.
2.1 Erhvervskunder
I forbindelse med udleje af erhvervslejemål til erhvervskunder, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner for at kunne indgå og opfylde en aftale med dig jf. GDPR art. 6(1)(b). Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, e-mail, adresse, telefonnummer, CVR-nummer og betalingsoplysninger.
Desuden behandles oplysninger om påbegyndelse af lejemål, advarsler og klager, fraflytningsdato og evt. ny adresse. Forbrugsoplysninger i forbindelse med undersøgelser af CO2 behandles jf. GDPR art. 6(1)(a).
Vi opbevarer dine kontaktoplysninger så længe lejeforholdet består og i op til 5 år efter opsigelse af lejemål. Regnskabsmateriale slettes løbende dog senest 5 år plus løbende regnskabsår jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.
Oplysningerne vil dog blive opbevaret i længere tid, hvis der foregår en proces, høring eller byggesag. I disse tilfælde opbevarer vi oplysningerne indtil sagen er færdigbehandlet jf. GDPR art. 6(1)(f).
I forbindelse med en erstatningskrav vedr. en inkassosag, da opbevares oplysningerne i op til 10 år jf. GDPR. art. 6(1)(f).
2.2 Privatkunder
I forbindelse med udlejning af lejemål behandler vi oplysninger om dig, når du er lejer hos os for at kunne indgå og opfylde en aftale jf. GDPR art. 6(1)(b). Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer, oplysninger om hustandanden, fødselsdato og CPR-nummer.
Desuden behandles oplysninger om påbegyndelse af lejemål, husstandens størrelse, sammensætning, herunder antallet af hjemmeboende børn, advarsler og klager, fraflytningsdato og evt. ny adresse, varmeforbrug, elforbrug, vandforbrug.
Vi behandler endvidere forbrugsoplysninger i forbindelse med undersøgelser af CO2 jf. GDPR art. 6(1)(a).
I helt særlige tilfælde vil vi behandle oplysninger om helbred eller sociale forhold for at beskytte såvel lejer samt ansatte i forbindelse med besøg i private hjem jf. GDPR art. 9(2)(c).
Vi opbevarer dine kontaktoplysninger så længe lejeforholdet består og i op til 5 år efter opsigelse af lejemålet. Regnskabsmateriale slettes løbende dog senest 5 år plus løbende regnskabsår jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.
Oplysningerne vil dog blive opbevaret i længere tid, hvis der foregår en proces, høring eller byggesag. I disse tilfælde opbevarer vi oplysningerne indtil sagen er færdigbehandlet jf. GDPR art. 6(1)(f).
I forbindelse med en erstatningskrav vedr. en inkassosag, da opbevares oplysningerne i op til 10 år jf. GDPR art. 6(1)(f).
2.3 Cookies og hjemmeside (boliggruppen.dk)
I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udsende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.
Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil jf. GDPR art. 6(1)(a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i vores cookiedeklaration via vores cookiebanner.
2.3.1 Kontaktformular
Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte os via vores kontaktformularer ”book en fremvisning” eller ”kontakt os for en snak”. Vi behandler i den forbindelse ligeledes dine personoplysninger. De oplysninger som vi behandler, er navn, telefonnummer og e-mail. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR art. 6(1)(f).
De oplysninger vi behandler via vores kontaktformular slettes løbende og senest 5 år efter seneste kontakt.
2.4 Markedsføring
Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(a) til f.eks. at modtage nyhedsbreve om ny lejemål, invitationer og tilbud. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.
Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om navn og e-mail. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen.
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte linket ”afmeld” i de nyhedsbreve, du modtager samt ved at sende en e-mail til mail@boliggruppen.dk eller ringe til +45 65 98 19 80.
Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at du har tilbagekaldt dit samtykke, da vores eventuelle straffeansvar forældes efter dette tidsrum.
2.5 Trackingværktøjer
På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil jf. GDPR art. 6(1)(a). Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra, Facebook, LinkedIn og YouTube.
For at kunne foretage målrettet markedsføring på Facebook anvender vi trackingværktøjer fra Meta Ireland Ltd., herunder Facebook Business Tools. Den vej igennem indsamler vi data om dig. Udover tracingværktøjer fra Meta Ireland Ltd. anvender vi desuden tracking- og ananlyseværktøjer fra Google b.la. Google Tag Manager.
Det betyder, at når du besøger vores hjemmeside, indsamler værktøjerne oplysninger om din IP-adresse, at du har besøgt vores hjemmeside, tidspunktet for dit besøg, oplysninger om din browser og operativsystem samt oplysninger om andre onlineidentifikatorer, der er blevet indsamlet via cookies. Oplysningerne behandles med det formål at kunne målrette vores markedsføring på Facebook.
Vi er fælles dataansvarlig sammen med Meta Ireland Ltd. for behandling af personoplysninger, der indsamles og transmitteres i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside. Meta Ireland Ltd. behandler oplysningerne til egne formål f.eks. forbedring og effektivisering af deres reklameplatform.
Vi indsamler kun dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil, jf. GDPR art. 6(1)(a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i dine browserindstilling eller ved at rette henvendelse til mail@boliggruppen.dk
Du kan læse mere om Meta Ireland Ltd.’s behandling af dine personoplysninger i deres privatlivspolitik her, og om det fælles dataansvar samt den indgåede fælles dataansvarsaftale her.
2.6 Sociale medier
Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook, LinkedIn og YouTube, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.
Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser jf. GDPR art. 6(1)(f). Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.
Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:
- Facebook og Instagrams behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her.
- Du kan læse mere de om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.
- YouTubes (Googles) behandling af dine personoplysninger her.
Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.
2.7 Jobansøgere
Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger (herunder telefonnummer, e-mail og adresse), personbillede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold, straffeattest og referencer.
Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen, jf. GDPR art. 6(1)(f). Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og færdighedstest jf. GDPR art. 6(1)(f).
Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen samt videregiver dine personoplysninger med de virksomheder, som gennemfører personligheds- og færdighedstesten samt evt. rekrutteringsfirma.
Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden indhenter vi dit samtykke.
Oplysninger om ansøgere kan opbevares i op til 3 år efter endt rekrutteringsperiode for ansøgere, der ikke har fået tilbud stillingen.
2.8 Nærmeste pårørende kontakter
Vi indsamler oplysninger om vores medarbejderes nærmeste kontaktpersoner. Det gør vi for at kunne kommunikere med relevante pårørende, hvis der skulle opstå en nødsituation med en af vores medarbejdere. Oplysningerne omfatter navn, telefonnummer og relation.
Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at kunne informere dig om medarbejderens nødsituation, så du har mulighed for at agere GDPR art. 6(1)(f
Vi opbevarer oplysningerne om nærmeste pårørende, så længe ansættelsen varer. Oplysningerne slettes, når ansættelsen ophører. Du eller den relevante medarbejder kan altid kontakte os for at få slettet oplysningerne ved at sende en e-mail til mail@boliggruppen.dk.
2.9 Leverandører og samarbejdspartnere
Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, telefonnummer, e-mail, adresse, CVR-nummer og om nødvendigt betalings- og/eller bankoplysninger.
Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner jf. GDPR art. 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontakt oplysninger jf. GDPR art. 6(1)(f).
Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde og sletter dem senest 5 år efter afsluttet kontrakt. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.
- Modtagere af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse.
I forbindelse med din deltagelse i enten arrangementer, events, kurser eller seminarer, vil vi videregive dine personoplysninger til evt. oplægsholder. Det sker på baggrund af vores legitime interesse i at facilitere et bedre miljø for at netværke. Det retlige grundlag for behandlinger er GDPR art. 6(1)(f). De oplysninger vi videregiver, omfatter navn, navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, adresse, e-mail og telefonnummer.
Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.
I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (evt. EU-U.S. Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses) inden vi overfører personoplysningerne. Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os på mail@boliggruppen.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.
- Dine rettigheder
Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.
Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.
- Kontaktoplysninger
Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:
BoligGruppen A/S
CVR.nr.: 18262878
Stærmosegårdsvej 8
5230 Odense M
E-mail: mail@boliggruppen.dk
Telefon: +45 65 98 19 80
Vi har udpeget Jacob Petz som intern persondatakoordinator. Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du derfor kontakte Jacob Petz på jp@boliggruppen.dk eller på telefon +45 20 16 24 46.
- Ændringer
Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.
Denne privatlivspolitik er senest ændret d. 6.1.2024.